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Organiser un événement hybride : les raisons de conjuguer présentiel et virtuel ?

Mis à jour : mars 25




Pourquoi créer des événements hybrides ?

Les outils numériques sont aujourd’hui au cœur de la vie professionnelle. Le confinement ainsi que les mesures sanitaires prises pour faire face à la COVID-19 amènent les organisateurs à envisager de nouveaux formats (webinar, événement virtuel) pour maintenir du lien avec leurs communautés et leurs collaborateurs. La complexité de la situation sanitaire rend le rassemblement d’un grand nombre de participants compliqué, voire simplement impossible. Des nouveaux formats d’événement ont été développé pour palier à cette situation et créer de nouveaux rendez-vous pour les mois, années à venir.


Qu’est-ce qu’un événement hybride ?

Un événement hybride est un rendez-vous à la fois présentiel et virtuel. Il permet de rendre complémentaire deux éléments de différentes natures grâces aux innovations technologiques. Les outils aux services de l’événement hybride permettent de favoriser les interactions entre les acteurs sans les faire se déplacer.


Les avantages

Réaliser un événement hybride apporte plusieurs avantages aux entreprises et développe de nouveaux réseaux, ils conjuguent les bienfaits des événements présentiels et virtuels.


Rester dynamique : Le futur du secteur événementiel est encore difficile à envisager mais votre public, vos collaborateurs et partenaires sont dans l’attente de connaitre vos nouveautés, vos objectifs ... Être connecté avec sa communauté, innover est important pour éviter de se faire oublier.

Augmenter son audience : Votre événement n’a plus de frontières, les participants peuvent provenir du monde entier sans contrainte logistique (transport, hôtel, ...). Certains événements hybrides ont doublé leur nombre de participants en passant en hybride.

Une audience quantifiée et qualifiée : Les outils sont en générales accessibles en se connectant avec un identifiant, l’organisateur accède à des paramètres intéressants pour connaitre l’audience de son événement.

Une durabilité de contenu : Les solutions hybrides permettent d’enregistrer les actions se déroulant en visio et de les proposer en replay. Les participants ayant eu des empêchements pour se rendre à l’événement peuvent accéder facilement à la bibliothèque de contenus lorsque l’événement est terminé qui reste disponible sur le site de l’événement.


Être accompagné pour organiser des événements hybrides

Un évènement hybride nécessite d’être entouré de professionnels maitrisant les outils et le matériel nécessaires au bon déroulement de l’événement.

La qualité des captations de vidéos et sons est importante pour le rendu transmis aux participants.

Votre objectif est de vous concentrer sur le contenu, vos connaissances et votre réseau. Le rôle de l’eXpérience Virtuelle est de vous permettre de mettre en forme votre événement en lien avec les chefs de projets de l’agence TNT Events, agence créatrice de cette plateforme multi-solutions et spécialisée en événementiel.


Notre cheffe de projet Amélie Sonzogni, experte en événements digitaux est joignable au 06 62 36 70 94.


Références :

https://www.planet-coworking.com/comment-organiser-evenement-hybride/

https://www.salonsdelaveyron.fr/9-raisons-dorganiser-un-seminaire-hybride-en-digital-et-presentiel/#:~:text=Un%20%C3%A9v%C3%A8nement%20hybride%20est%20une,%C3%A0%20des%20endroits%20totalement%20diff%C3%A9rents.

https://www.lyyti.com/fr/lyyti-blog/evenement-hybrides-nouvelle-tendance

https://www.moon-event.fr/quest-ce-quun-evenement-hybride/

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